Enkelhet
Metodene for datainnsamling, analyse, og rapportering og for vedlikehold av systemet må være enkle. Definisjonene må være enkle å forstå og bruke.
Fleksibilitet
Systemet må være i stand til kunne håndtere nye problemer, ny teknologi og nye kasusdefinisjoner. Fleksibilitet og enkelhet henger ofte sammen. Systemet må også kunne integreres med og kommunisere med andre systemer.
Høy datakvalitet
Datakvaliteten må være høy. De innsamlede data må være både komplette og valide. Dette forutsetter at personellet som er ansvarlig for datainnsamlingen har nødvendig opplæring. Feil ved innlegging av data kan unngås ved direkte import av data fra andre databaser i sykehuset, for eksempel pasientadministrative data og laboratoriedata. Dette er også tidsbesparende. Bruk av elektroniske kontroller og varsling av feil ved innregistrering av data forebygger også feil.
Akseptabel arbeidsmengde
Systemet må ikke være for arbeidskrevende og må kunne tilpasses varierende ressurser. Hvis kravene til datainnsamling blir for omfattende, vil det kunne medføre ufullstendige data og lav validitet.